中国科学院上海生命科学研究院公务卡管理实施办法(试行)

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时间:2017-02-14  来源:文本大小:【 |  | 】  【打印

  公务卡管理实施办法(试行) 

  第一章    总则 

  第一条 为规范公务支出和科研项目资金管理,减少现金支付结算,提高资金支付透明度,强化资金安全,根据《财政部中国人民银行关于印发<中央预算单位公务卡管理暂行办法>的通知》(财库〔200763号)、《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发〔201411)、《关于印发<中国科学院公务卡强制结算目录实施管理办法>的通知》(科发计函字库〔20127号)、《中国科学院条件保障与财务局转发<财政部 科技部关于中央财政科研项目使用公务卡结算的通知>通知》(科发条财字[2016]16号)等相关文件精神,结合本单位实际情况,制定本实施办法。 

  第二条 本办法所称公务卡是指本单位在职职工通过单位以个人名义向发卡银行申请开立、持有的,主要用于日常公务支出、科研业务支出和财务报销业务的信用卡。 

  第三条 公务卡按照“单位统一办理、个人规范使用”的管理和使用原则。本单位在职职工个人为公务卡持卡人(以下统称持卡人),并承担个人公务卡日常管理及其相应经济责任。 

  第四条 在财政部确定的代理银行范围内,选择本单位公务卡发卡行(以下简称发卡行),签订公务卡服务协议。公务卡的信用额度,由本单位根据银行卡管理规定和业务需求,与发卡行协商设定。 

  与公务卡管理有关的信息维护、财务报销、银行划款和动态监控等业务,通过财政银行专门的公务卡支持系统辅助办理。 

  第五条 公务卡结算范围:凡是《中央预算单位公务卡强制结算目录》范围内的公用经费支出、科研项目支出以及单笔金额在2万元以下的小额材料费和测试化验加工费,均按规定实行公务卡结算。 

  属于公务卡目录范围支出,原则上不再办理现金报销及暂借款业务;原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。 

  属于公务卡目录范围支出,因不具备刷卡条件或支付给个人的支出等不能进行公务卡结算的,但单位公共运行及科研工作实际需要发生的支出,可按照《现金结算目录》暂不使用公务卡结算。 

  确因其他特殊情形,确实不能使用公务卡结算的,应报所在单位分管财务所(中心)领导签字同意后方可办理报销还款手续。 

  第六条 实行公务卡结算,仅是原现金报销支付结算方式的改变,现有财务报销审批程序及其报销制度不变。 

  在办理报销还款手续时,除提供现有财务报销凭单外,同时还需另附银行刷卡交易凭条(pos机小票)或公务卡发卡银行出具的公务卡对账单。 

  第二章 日常管理 

  第七条 公务卡的开立实行“一人一卡实名制管理,以研究组或部门为单元统一提供材料,经所在单位人事部门统一出具证明,由单位财务部门统一组织申请办理。 

  第八条 在工作人员新增或调动、退休时,各研究组或部门及时办理公务卡的申请,或清理公务卡债权债务停止使用等手续。 

  第九条 单位统一办理的公务卡为银联标准信用卡,公务卡的卡片和密码均由个人负责保管。公务卡遗失或损毁由个人自行到发卡行申请办理,并及时通知单位财务部门协调发卡行维护公务卡支持系统。 

  第十条 公务卡的信用额度,由单位根据银行卡管理规定和业务需求,与发卡行协商设定。原则上每张公务卡的信用额度不超过5万元、不少于2万元。持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先支付,后还款。公务卡原则上仅用于办理人民币支出结算业务。 

  第十一条 持卡人不得通过公务卡透支提取现金,对公务卡提现行为,视同个人支付行为,提现手续费等费用由持卡人承担。 

  第十二条 公务卡主要用于其结算范围内的支出。应在公务卡信用额度内,先通过公务卡支付结算,并取得相应发票、银行刷卡交易凭条(pos机小票)等财务报销凭证;未取得或不慎遗失交易凭条(pos机小票)的,持卡人须提供公务卡发卡银行出具的公务卡对账单等。 

  持卡人使用公务卡结算的各项支出,必须在发卡行规定的免息还款期内(至少在到期前5个工作日内),到所在单位财务部门办理报销还款手续。因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用以及由此带来的对个人资信影响等责任,由持卡人承担。 

  确因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内返回单位办理报销手续的或无法及时提交财务部门的,持卡人可先行偿还欠款,再按正常程序申请报销,经审核后将报销费用划转至公务卡。 

  第十三条 公务卡也可用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,单位不承担私人消费行为引致的一切责任。 

  第十四条 公务卡刷卡支出后,因退货(消费撤销)等原因导致退款的,商户按照银行的有关规定操作;已经完成报销还款程序的,持卡人应及时通过转账方式将资金退回本单位支付账户,退款的财务审核手续按照本单位内部财务管理制度相关规定执行。 

  第十五条 代理银行按月向持卡人提供公务卡对账单,并按照与持卡人约定的方式,及时向持卡人提供公务卡账户资金变动情况和还款提示等重要信息。公务卡日常对账由持卡人自行负责,对公务卡的消费交易发生疑义,可按代理银行的相关规定提出交易查询。 

  第十六条 下列情况之一不予办理报销还款,发生费用由持卡人个人承担: 

  (一)个人消费支出; 

  (二)报销费用与提供的发票、消费交易凭证、消费明显不符的; 

  (三)透支提取现金所发生的手续费、利息等费用; 

  (四)因还款不及时所造成的罚息、滞纳金等费用; 

  (五)因持卡人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所产生的损失; 

  (六)不符合报销管理规定的和超出报销标准的支出; 

  (七)其他不符合财务管理规定的。 

  第十七条 下列情况之一不予暂缓(停止)办理报销还款: 

  (一)审批程序或报销手续不齐全,待程序或手续齐全后给予办理报销还款手续; 

  (二)各研究组或部门内的持卡人存在未按规定归还银行欠款,或因离职、退休等原因离开单位未清理完成公务卡项下的债权债务,其相应研究组或部门签批人的公务卡报销还款手续暂停。 

  (三)因个人消费支出等行为逾期发卡行催收未归还的; 

  (四)落实财政等监督部门整改未完成的; 

  (五)其他信用不良情形的。 

  第三章 管理职责 

  第十八条 财务处在公务卡管理工作中的主要职责: 

  (一)积极推行公务卡结算方式,制度和修订公务卡管理的有关实施办法,加强资金管理,并按照国家相关管理规定及时更新公务卡结算目录及现金结算目录; 

  (二)在财政部确定的代理银行范围内,选择本单位公务卡发卡行,签订公务卡服务协议。 

  (三)组织统一办理公务卡,协助做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作。 

  (四)督促持卡人及时办理公务卡用于公务业务支出、科研支出消费的财务报销手续。协助代理银行向本单位有逾期欠款的持卡人催收欠款。 

  (五)审核持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务,做好相关账务处理工作,并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。 

  (六)配合上级主管部门做好公务卡监督管理和相关知识宣传及培训等工作。 

  第十九条 持卡人在公务卡管理工作中的主要职责: 

  ()按规定申请办理公务卡,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。 

  ()对于实行公务卡结算目录范围的支出,原则上应使用公务卡结算和报销,并接受上级主管部门和财务处对相应支出的监控管理。 

  ()及时归还公务卡项下银行欠款。根据银行提供的对账单信息,核对每笔消费明细、已还款金额和尚未还款金额。因离职、退休等原因离开本单位,应按要求清理公务卡项下债权债务,停止公务卡的使用。 

  ()遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本细则有关规定,规范使用公务卡。 

  第二十条严禁为非单位在职工作人员办理公务卡、违规办理公务卡或查询、泄露持卡人的私人交易信息。严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、拖欠还款、利用公务套取现金或将非公务支出用于公务报销。违反规定的,将依法追究有关负责人和直接责任人的责任。 

    

  第四章 附则 

  第二十一条本细则由财务处负责解释。自20169月起,首先在部分单位的国库授权支付差旅费、会议费等领域试点启动推进公务卡结算。在取得试行经验的基础上,逐步扩大公务卡使用范围,具体视试行情况另行通知。  

  按照国家和上级主管部门的相关规定,财务处负责对《中央预算单位公务卡结算目录》、《现金结算目录》以及操作指南等事宜及时公布和更新,具体以财务处通知方式印发。 

  第二十二条本单位事业编制离退休回聘人员和各研究组、各部门聘用的编制外人员,确因工作需要,经所在研究组或所在部门、所在单位人事部门及分管领导同意,可办理与公务卡相同BIN号个人普通贷记卡。个人普通贷记卡纳入公务卡管理系统,其领用、核销、使用、报销等参照公务卡相关条款和本办法有关规定执行。 

  离退休人员和在校学生不属于在职工作人员,原则上不办理公务卡。离退休人员、在校学生确需进行公务消费时,原使用现金结算的公务经费支出,应参照本办法有关规定,使用银行卡结算,财务审核和报销流程基本不变。 

  第二十三条 本细则未尽事宜,按照国家和中科院相关规定执行。 

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